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Você nunca tem uma segunda chance de causar uma boa primeira impressão.
Seja encontrando um investidor em potencial pela primeira vez ou conversando com um novo cliente por telefone, as impressões iniciais são formadas em segundos.
Às vezes, essas opiniões permanecem para sempre, e é por isso que vale a pena tornar sua primeira impressão positiva.
Neste guia, veremos como um serviço de recepcionista ao vivo pode ajudar a ampliar seu atendimento ao cliente para garantir que seu contato inicial com clientes em potencial e as primeiras impressões que eles formam do seu negócio sejam as melhores possíveis.
O que é um serviço de recepcionista ao vivo e como funciona?
Uma recepcionista ao vivo é um profissional de atendimento ao cliente que trabalha remotamente e fornece um serviço de atendimento e triagem de chamadas ao vivo em nome da sua empresa.
No entanto, as recepcionistas ao vivo não atendem apenas o telefone e encaminham as chamadas.
Eles podem efetivamente se tornar a voz da sua marca e oferecer serviços de alta qualidade, educar os chamadores sobre sua marca, capturar leads, agendar reuniões ou reservas e fornecer gerenciamento básico de calendário.
Os principais serviços e recursos incluem:
Atendimento de chamadas personalizado no nome da sua empresa.
Triagem de chamadas e filtragem de consultas indesejadas, como chamadas de vendas frias ou chamadas de robô.
Conversando com os chamadores e lidando com consultas de acordo com suas instruções.
Por exemplo, encaminhando chamadas específicas para o seu telefone celular ou para o correio de voz, se você estiver ocupado.
Recebendo mensagens se você não puder ser contatado e encaminhando-as por e-mail ou SMS.
Capturando leads e lidando com consultas de novos clientes.
Agendamento de reuniões, reservas e retornos de chamada com base na sua disponibilidade ao vivo.
Atendimento geral ao cliente, ajudando a promover sua marca e proporcionar uma experiência positiva da sua empresa
Como você pode imaginar, esse serviço pode economizar tempo e recursos significativos para sua empresa.
Em vez de enfrentar distrações constantes ao longo do dia, você pode terceirizar suas consultas por telefone para um serviço de recepcionista e usar esse tempo para outros requisitos comerciais.
Também é flexível; a maioria dos planos de recepcionista ao vivo começa com 50 minutos de tempo de atendimento de chamadas por mês, que podem ser aumentados à medida que sua empresa cresce.
Quais são os benefícios de uma recepcionista ao vivo?
Sua recepcionista ao vivo conhecerá e entenderá sua empresa e poderá fornecer informações úteis aos seus interlocutores.
Por exemplo, eles podem informar os novos interlocutores sobre sua gama de produtos e serviços e com quem falar sobre questões específicas.
Na empresa Multioffice Escritório Virtual, nossas recepcionistas trabalham em equipes pequenas e conhecem seus clientes regulares e o relacionamento deles com a sua empresa, o que ajuda a garantir que seus chamadores recebam um serviço pessoal e amigável.
Eles aprendem a melhor forma de se comunicar com os chamadores e o tom de voz ou idioma especializado que devem adotar ao atender chamadas em seu nome.
As tecnologias de CRM também ajudam, apresentando à recepcionista as informações e anotações necessárias para que você saiba exatamente com quem está falando.
Obviamente, a personalização é fundamental no atendimento ao cliente.
Uma saudação amigável, seguida de uma breve troca de informações em que a recepcionista conhece certos detalhes do interlocutor - como desenvolvimento recente de negócios, um novo funcionário ou mesmo um aniversário ou aniversário - ajuda bastante na construção de relacionamento e no aumento do engajamento com o cliente.
Cumprimentado com um serviço profissional e humano de forma consistente, ajuda seus clientes a desenvolver confiança e lealdade à sua marca.
Para novos chamadores, ajuda a criar primeiras impressões e experiências positivas que podem levar à aquisição de clientes.
Como um recepcionista ao vivo apóia minha marca?
Se você está preocupado em confiar seus clientes a uma recepcionista remota, isso é normal.
Você trabalhou duro para construir o relacionamento com o cliente e não confiaria essa responsabilidade em ninguém.
Mas quantas vezes você esteve ocupado demais para atender o telefone?
Ou o tempo de sua ligação foi interrompido devido a outros compromissos ou, pior, a outra ligação?
Como dissemos anteriormente, as primeiras impressões são importantes.
Empreendedores ocupados, involuntariamente, ainda que frequentemente, atendem ao telefone sem uma saudação apropriada ou até mesmo anunciando o nome completo da empresa.
Pode parecer um pequeno descuido, mas para a pessoa do outro lado da linha, pode causar uma impressão duradoura.
Recepcionistas ao vivo atendem chamadas em nome da sua empresa, tornando a interação mais pessoal e 'na marca'.
Eles são profissionais de atendimento ao cliente, e seu trabalho é garantir que seus clientes obtenham o nível de serviço que esperam e que você deseja.
E pergunte a si mesmo isso. Como CEO, você deve responder perguntas gerais?
A menos que você se mostre um profissional independente, isso pode fazer com que sua empresa pareça pequena se você é a pessoa que está atendendo e lidando com consultas.
Isso também deixará seus clientes imaginando quanto tempo e atenção você pode dedicar aos negócios deles quando é frequentemente interrompido por chamadas e consultas.
É a dura realidade de fazer negócios.
Não importa quão bom seja o seu produto ou serviço, a maneira como você atende uma chamada pode fazer ou interromper um novo relacionamento com o cliente.
E como a primeira impressão de uma pessoa costuma ser a que ela carrega, não espere que ela volte a ligar tão cedo.
A boa notícia é que um serviço de atendimento ao vivo pode ajudar.
E como você pode imaginar, é uma fração do custo de um recurso em tempo integral.
Obviamente, à medida que sua empresa cresce, você pode precisar de um recurso em tempo integral para lidar com o volume de chamadas.
Porém, para startups e pessoas com requisitos limitados ou especializados, é significativamente mais fácil e mais econômico utilizar um serviço de atendimento remoto.
Pensamentos finais
Recepcionistas ao vivo não apenas ajudam a ampliar seu serviço ao cliente e a manter os clientes felizes; eles se tornam uma extensão de sua equipe e o tempo que eles comprometem com sua marca pode aumentar ou diminuir de acordo com seus requisitos.
Desde permitir que você concentre novamente seu tempo em outras áreas importantes do seu negócio, até dar à sua marca uma vantagem profissional, esse serviço de recepcionista pode ter um impacto significativo na aquisição de clientes, no dia a dia da sua empresa e em claro, nessas primeiras impressões muito importantes.